“Một tập đoàn toàn cầu như Amazon làm thế nào để vận hành hiệu quả ở quy mô lớn?”
Một câu hỏi quá khó cho một người mới vào hơn hai tháng như Trang. Nhưng với trải nghiệm cá nhân trong thời gian qua, có hai điều khiến Trang thực sự ấn tượng: leadership principles (các nguyên tắc lãnh đạo) và mechanisms (các quy trình hoàn chỉnh để giải quyết các vấn đề lặp lại).
Vậy cụ thể principles và mechanisms là gì? Nó có ứng dụng thế nào trong công việc nói chung và quy trình learning design nói riêng?
1. Leadership Principles
Việc có hệ giá trị cốt lõi và các nguyên tắc hoạt động không phải điều mới mẻ trong doanh nghiệp. Nhưng từ trải nghiệm cá nhân, Trang chưa thấy nơi nào mà các nguyên tắc đó đi sâu vào từng quyết định hàng ngày như ở Amazon.
Ví dụ:
Bản thân Trang thường đặt ra nhiều yêu cầu cao khi làm các nội dung học tập. Thời gian đầu, do agency làm việc cùng chưa quen với những yêu cầu đó, tiến độ công việc bị chậm lại. Trang thấy hơi ngại nên có trao đổi thẳng với team của Trang ở Amazon về việc này. Và đây là câu trả lời Trang nhận được:
“Một trong các nguyên tắc của Amazon là “hoạt động dựa trên những tiêu chuẩn cao nhất”, vì vậy Trang cứ thoải mái khó tính 😀”
“Một nguyên tắc khác là “đảm bảo mang lại kết quả”, vì vậy cần kết hợp hướng dẫn, đào tạo cho agency. Khi họ đã quen với những yêu cầu, sẽ không còn bị chậm tiến độ nữa”.
Những nguyên tắc lãnh đạo của Amazon như kim chỉ nam cho các công việc hàng ngày. Nhờ đó, những ý tưởng được thảo luận hiệu quả hơn; những quyết định được đưa ra nhanh hơn. Bản thân mỗi nhân sự khi đi làm cũng cảm thấy rõ ràng về những kỳ vọng đặt ra trong công việc của mình.
Một trong những nguyên tắc Trang đặc biệt thích là “Earn Trust” (Xây dựng lòng tin). Nguyên tắc này đề cao việc lắng nghe, đóng góp thẳng thắn, đối xử với những người khác một cách tôn trọng, và sẵn sàng chia sẻ những khuyết điểm của bản thân và đội nhóm của mình. Nhờ nguyên tắc này mà Trang khá thoải mái được là chính mình khi làm việc. Trang sẵn sàng nhận lỗi, chủ động đón nhận feedback, và tập trung năng lượng cho việc phát triển bản thân.
Các bạn có thể tham khảo các nguyên tắc lãnh đạo của Amazon tại đây: https://www.amazon.jobs/en/principles
2. Mechanism
Ngoài các nguyên tắc lãnh đạo thì Mechanisms (các quy trình hoàn chỉnh để giải quyết các vấn đề lặp lại) là mảng mang lại cho Trang nhiều tò mò, hứng thú khi làm việc ở Amazon.
Trang rất ấn tượng với câu nói của nhà sáng lập Jeff Bezos:
“Good intentions never work, you need good mechanisms to make anything happen.”
Jeff Bezos
Câu này có ý nghĩa rằng: Những ý định tốt của mọi người thường sẽ không bền vững và không có tính hệ thống. Chúng ta cần những quy trình và công cụ có thể tự động hóa và mở rộng ở quy mô lớn.
Mechanism là một quy trình hoàn chỉnh khi chúng ta tạo ra một công cụ, thúc đẩy việc áp dụng công cụ đó, và liên tục đánh giá kết quả để có những sửa đổi phù hợp, nhằm giải quyết các vấn đề lặp lại trong công việc. Nó là một vòng lặp để tự củng cố và hoàn thiện bản thân khi vận hành.
Ví dụ, một trong những lý do khiến trải nghiệm mua sắm trên Amazon rất tuyệt vời là nhờ vào mechanism có tên CS Andon Cord. Những người làm việc các trung tâm hoàn thiện đơn hàng nếu phát hiện ra lỗi của bất kỳ sản phẩm nào đều có thể sử dụng công cụ này để thông báo. Ngay lập tức, sản phẩm đó sẽ bị gỡ bỏ khỏi trang web cho đến khi các vấn đề về sản phẩm được giải quyết. Như vậy, mechanism này giúp khách hàng giảm rủi ro mua phải những sản phẩm lỗi, xây dựng lòng tin của khách hàng khi mua sắm trên Amazon.
Giải thích cụ thể hơn về mechanism và các bước tao ra mechanism, các bạn có thể đọc thêm tại bài viết trên trang web của AWS.
3. Ứng dụng trong Learning design
Vậy trong lĩnh vực learning design, principles và mechanisms có ý nghĩa như thế nào?
Learning design là lĩnh vực đi sâu vào thiết kế trải nghiệm học hiệu quả, hấp dẫn dựa trên việc áp dụng khoa học về việc học, các quy trình thiết kế, và hiểu biết về công nghệ và phương tiện truyền tải. Trải nghiệm học đó có thể là khóa học online, tài liệu học đa phương tiện, mobile app, game giáo dục…
Các bạn có thể đọc thêm về ngành này tại bài viết này của Trang.
Trong quy trình learning design (thiết kế trải nghiệm học):
- Learning Design principles (các nguyên tắc thiết kế) được xem là lan can ranh giới cho dự án, kim chỉ nam để thảo luận ý tưởng và đưa ra quyết định khi thiết kế và vận hành giải pháp.
- Learning Design Mechanisms hướng đến những quy trình và công cụ giúp giải quyết các vấn đề lặp lại trong quá trình thiết kế và vận hành.
Với những giải pháp, sản phẩm learning design hướng đến quy mô lớn, principles và mechanisms đóng vai trò rất quan trọng giúp đảm bảo chất lượng của giải pháp và hiệu quả trong công việc.
Vậy cụ thể, chúng ta có thể tạo ra learning design principles và mechanism như thế nào?
3.1. Learning Design Principles
Learning Design Principles thường được hình thành dựa trên quá trình nghiên cứu về:
- Đặc điểm của tổ chức, của dự án
- Thông tin chuyên sâu về người học
- Tính chất của sản phẩm, của nội dung học
- Các nguyên tắc học đa phương tiện, các lý thuyết học tập
Ví dụ về những learning design principles Trang từng sử dụng trong một sản phẩm giáo dục về tin giả:
- Nội dung học cần gắn với những thử thách người học gặp phải khi sử dụng mạng xã hội
- Giải pháp cần cung cấp những kiến thức và kỹ năng mang tính ứng dụng cao
- Giải pháp cần hỗ trợ cấp độ tư duy bậc cao theo Bloom’s Taxonomy
- Giải pháp cần tạo cơ hội cho người học thực hành những kiến thức và kỹ năng học được
- Giải pháp cần tạo sự hào hứng trong quá trình học tập
Những learning design principles này sẽ được dùng như bộ tiêu chí để đánh giá các ý tưởng nảy sinh trong quá trình thiết kế và vận hành, giúp đội ngũ đưa ra quyết định nhanh, tăng hiệu quả trong công việc và đảm bảo chất lượng đầu ra cho sản phẩm.
Các bạn có thể đọc thêm về cách xây dựng design principles qua bài viết trên trang web của IDEO.
3.2. Learning Design Mechanisms
Như chia sẻ ở phần trên, mechanism là một quy trình hoàn chỉnh khi chúng ta tạo ra một công cụ, thúc đẩy việc áp dụng công cụ đó, và liên tục đánh giá kết quả để có những sửa đổi phù hợp, nhằm giải quyết các vấn đề lặp lại trong công việc.
Ở đây, learning design mechanism hướng tới việc giải quyết các vấn đề lặp lại trong quá trình thiết kế trải nghiệm học.
Ví dụ, khi thiết kế và vận hành các giải pháp trải nghiệm học, một vấn đề lặp lại cần giải quyết là làm sao có thể cập nhật thường xuyên thông tin về những mối quan tâm của người học.
Trong trường hợp hiện tại của Trang, Trang cần biết về mối quan tâm của các bạn đang muốn học learning design trong cộng đồng Vietnam Learning Design Group.
Một trong những giải pháp learning design mechanism giúp đội ngũ vận hành cộng đồng làm được việc này chính là các sự kiện hàng tháng.
Ngoài việc mang đến giá trị hữu ích cho các thành viên cộng đồng, các sự kiện hàng tháng giúp đội ngũ có được thông tin về mối quan tâm của thành viên dựa trên:
- Những câu hỏi khi các bạn điền vào form đăng ký sự kiện
- Những câu hỏi các bạn đặt ra trong suốt sự kiện
- Những phản hồi của các bạn sau sự kiện và những chia sẻ về nội dung các bạn muốn có trong các sự kiện sau
Nhờ đó, đội ngũ vận hành cộng đồng thường xuyên nắm bắt được những nhu cầu và mối quan tâm của thành viên để đưa ra những ý tưởng nội dung và hoạt động mang lại nhiều giá trị cho thành viên.
Hi vọng sau bài viết này, các bạn đã hiểu thêm về giá trị cũng như cách tạo ra principles và mechanisms để nâng cao hiệu quả trong công việc. Nếu principles được xem là kim chỉ nam cho các quyết định và hành động thì mechanisms cho chúng ta quy trình và công cụ để giải quyết các vấn đề lặp lại trong công việc. Principles và mechanisms đặc biệt hữu ích cho những dự án có mục tiêu giải quyết vấn đề ở quy mô lớn và hướng tới những giá trị bền vững.
Chúc các bạn ứng dụng thành công principles và mechanism trong công việc của mình!
Những chia sẻ của Trang là trải nghiệm cá nhân và không mang tính đại diện cho Amazon.
Bài viết thuộc bản quyền của Trang Tran – Learning Designer trên learningdesigner.blog
Trần Thị Thùy Trang
Senior Content Editor, Seller Education, Amazon
Thạc sỹ ngành “Digital Media Design for Learning”, Đại học New York, Hoa Kỳ
Co-founder, Cộng đồng Vietnam Learning Design Group.
Trang Tran - Learning Designer 